Учёт внутрикорпоративных бесплатностей [Деловой хозяйке на заметку #19]

Ваша компания предоставляет услуги населению, а также ваши сотрудники пользуются этими же услугами бесплатно или со скидкой. Если вам знакома данная ситуация, вы без труда назовёте самую большую трудность, с которой сталкивается руководитель или бухгалтер: необходимость отслеживать объём потреблённых «халявных» услуг, чтобы избежать неприятных открытий типа продажи услуг «налево». То же касается и массово производимых товаров или продуктов питания, где единичный учёт продукции возможен, но где есть заложенный резерв на порчу, кражу или внутрикорпоративное использование.

Примеры просты до невозможности. Инженер, работающий в мобильном операторе, может пособить с «технической» SIM картой, используемой для тестов. Работник интернет-провайдера делает себе бесплатный доступ. Программа, продающаяся по $50 за копию, бесплатно раздаётся друзьям друзей. Доступ к какой-то сторонней системе с оплатой за единицу использования есть у десятков людей, даже которые уже, возможно, не работают в компании.

Данный совет в некоторых случаях может подойти как консультантам, так и разработчикам продуктов. Директор любой (нормальной) компании хочет знать, сколько денег компания тратит на «бесплатные» товары и услуги, даже для собственного потребления. Ситуация резко усугубляется, когда в компании несколько подразделений, и они используют услуги друг друга, не уведомляя партнёра о необходимости установить специальную цену для «своих».

Подобные инициативы обычно появляются «изнутри» компании, но быстро затухают, т.к. сотрудникам долго и просто невыгодно заниматься подобными исследованиями. Поэтому из кустов появляется консультант во всём белом. По сути, задача консультанта сводится к выяснению следующих вещей:

  • Какие продукты или сервисы производит/оказывает компания? Могут ли сотрудники ими воспользоваться? На каких условиях? Как это регистрируется и кем?
  • Есть ли простор для «мухлежа»? (В финансовом контроле есть правило. что учёт средств не может осуществлять человек, принимающий деньги у клиента; всегда должно быть как минимум двое человек, чтобы снизить шансы на прямую кражу)
  • Есть ли процесс разрешения руководителя на использование продукции или услуг компании в личных целях? В каком объёме?
  • Есть ли «дружественные» организации или другие отделы данной организации, которые имеют доступ к данным товарам или услугам по льготным ценам или посредством взаимозачёта? Кто устанавливает цену?

Вопросы несложные, и результатом такого аудита становится экспертное заключение с указанием достоверной себестоимости и конечной стоимости «бесплатных» или льготных товаров или услуг плюс набор простых рекомендаций. В идеале, процесс нужно повторять раз в квартал-полгода-год, чтобы отследить процесс улучшения ситуации и вносить коррективы.

P.S. Если у вас есть зуд сделать какой-то продукт, вы можете создать продукт, который учитывал бы предыдущее состояние компании и отслеживал прогресс. Для чего? Для того, чтобы заинтересованные лица в компании (тот же директор) могли периодически заносить данные и получать новые рекомендации. Разумеется, продукт не сможет сделать работу так же качественно, как и консультант, но для получения новых контрактов он вполне подходит: его цель — заинтересовать и слегка запугать потенциального клиента, а потом он звонит вам и просит проконсультировать 🙂

Предыдущие выпуски: 18 — Compliance или небольшая доза микроэкономики, 17 -”Зелёные” решения16 – Эксплуатируем посетителей наших сайтов, 15 – Удовлетворяем менеджмент.

Подписаться по Email

6 комментариев to “Учёт внутрикорпоративных бесплатностей [Деловой хозяйке на заметку #19]”

  1. «…создать продукт, который учитывал бы предыдущее состояние компании и отслеживал прогресс…»
    Для начала компаниям не мешало бы вообще получить картинку о своем состоянии. Вся индустрия бизнес-приложений от SAP до 1С (в СНГ) и большая часть консалтинга этим кормится.
    А уж следить за измнением и давать рекомендации —
    если бы мой автомобиль еще и картошку жарил ))))

  2. Любопытно! Надо попробовать применить это дело к IT конторе в которой работаю. Интересно было бы посчитать сколько денег теряется на непрерывном ремонте компов и прочих принтеров друзьям, знакомым, родственникам и т.д. С одной стороны вроде бы и нормально для IT конторы то… А с другой, все происходит в рабочее время в ущерб клиентам, Помножить ка количество сотрудников и то что хоть раз в месяц ктонить да принесет коллеге в ремонт не профильный для него девайс. То «принтерщик» таскает фотоаппараты, то пьютерщик притащит кпк с битым экраном…
    Может я что-то не правильно считаю?

  3. А как убедить директора, что имеет смысл отслеживать даже предоставление бесплатных услуг, которые на самом деле являются бесплатными для компании (например, копия своей софтины)?
    С материальными-то всё ясно, но вот такие дешёвые ходы могут вообще не рассматриваться как интересные…

  4. бесплатная софтина для собственного использования — это одно. Для использования теми людьми, которые могли бы её купить, — это другое.

  5. > Интересно было бы посчитать сколько денег теряется на непрерывном ремонте компов и прочих принтеров друзьям, знакомым, родственникам и т.д. С одной стороны вроде бы и нормально для IT конторы то…

    если ремонт бесплатный, то ничего тут нормального нету.

  6. А я и не говорю, что нормально. Обыденно. Люди которые работают в IT конторе. чинят друг дружке и своим знакомым компы, переставляют ОС и т.д. И денег конечно друг с друга если и берут то в кассу явно не засылают.