Гора документов

Уже скоро приезжает семья, и я начинаю потихоньку убираться в доме, чтобы не шокировать родных вынужденным холостяцким бытом. Вызывать уборщиков было лень, поэтому я самостоятельно трачу все эти выходные (сегодня у нас +18, а завтра +14 и ливни) на облагораживание жилья. Покидать что-то в стиральную или посудомоечную машину труда мне не составляет, спасибо автоматизации рутинной работы. Пропылесосить полы своим пылесосом-убийцей, впрочем, ломает.

Но есть работа, которую могу делать только я (или секретарша, которую я делю с десятком коллег): каждый квартал у меня скапливается тонна макулатуры, которая требует сканирования и сортировки. Это выписки из банков и инвестиционных компаний, счета за электричество, газ, интернет, телефон, кабельное телевидение, мобильный телефон, разнообразные клубы по интересам (карате, зоопарк и т.п.), кредитные карты, причём, не только из Австралии, но и Штатов тоже, т.к. я всё ещё виртуально там присутствую. Я несколько лет назад выработал правило, которого параноидально придерживаюсь: все документы, связанные с деньгами, должны быть отсканированы и физические копии положены с отдельную папку. Я уничтожаю физические копии (через cross-cut шреддер) через три года, но отсканированные копии живут у меня вечно.

Я сканирую всё — и личные финансовые документы, и документы компаний, где я являюсь директором или акционером (таких несколько). Вообще, у меня система хранения документов продумана настолько, что если у меня дома случится пожар, я хватаю два чемодана с документами (которые стоят в 3 метрах от выхода), DVD с архивом (если есть время — то ноутбук и/или внешние жёсткие диски) и убегаю. Разумеется, все данные зашифрованы по алгоритму AES128, так что за сохранность их в случае утери диска я не переживаю.

Сканированные документы удобно отсылать бухгалтерам (у меня их пока ещё два — один американский, в котором я разочаровался, и вторая — австралийка, которая мне своими советами сэкономила очень приятную сумму денег). К сожалению, я пока не могу себе позволить (но скоро обязательно это сделаю) иметь личного финансового менеджера, который за меня будет разбираться с документами, платить по моим счетам, сдавать за меня налоги (из моих средств, разумеется) и т.п. Цена вопроса (насколько я знаю) — 1500 в квартал. Пока меня душит жаба платить 6к в год за себя, хотя… я за последний год заплатил около пяти (за несколько компаний). Но я вижу ценность в подобных услугах — если мне не приходится заниматься рутинной ерундой каждый раз, когда я получаю счёт или инвойс, я могу и заплатить.

Может, кому-то я только что подкинул бизнес-идею.

Подписаться по Email

11 комментариев to “Гора документов”

  1. > или секретарша, которую я делю с десятком коллег
    с пятого раза понял, что в фразе ничего пошлого нет 🙂 классная игра слов 🙂

  2. Макс, а как ты потом сортируешь-упорядочиваешь документы на компьютере? Используешь какую-нибудь специальную программу или просто по папочкам файлы раскладываешь?

  3. У меня простая структура папок:

    Job/
    —Company 1/
    —-Correspondence
    —-Income
    —-Expenses
    —-Legal
    —-Statements
    —-Taxes

    Для личных документов то же, плюс Utilities и Education.
    Все файлы носят формат:
    < дата> < тип документа> < доп. информация> < валюта> < стоимость>.

    Пример: 2007-06-15 Cable Internet AUD 103_95.pdf

    Найти нужный файл при такой структуре легко и просто.

  4. Насчет «вечно» ты загнул. У мя некоторые 10-летние диски читаются через раз — а новые DVD — даже от именитого производителя — могут деградировать в течении полугода ;(

  5. Вечно — это значит, что они находятся на DVD и двух жёстких дисках.

  6. Срок хранения информации на оптических носителях хранятся не более 5 лет. Раньше считалось, что срок службы — 10-15 лет, но это для сд записанных на промышленных станках с использованием качественных болванок. А нынче, что продают для бытового использования, их хватает не более 5-7 лет.

  7. Верно, но я меняю жёсткие диски каждые 3-4 года. А информация у меня хранится на разных дисках

  8. […] поделился историей про то, как я разбираюсь с кучей бумажек, которые у меня скапливаются. Бумажек действительно скапливается много: личные […]

  9. ряд документов все равно придется хранить в оригинале, на которых печати, подписи,
    а так конечно удобно в скане

  10. А можно узнать каким софтом/сканнером ты пользуешься?

    Спасибо.

  11. Я пользуюсь стандартным софтом, который шёл с моим МФУ Brother. Никаких других программ не использую